Организовать мероприятие или другими словами создать успешный ивент не так просто, как может показаться на первый взгляд. Необходимо продумать каждую мелочь, но главное и первое, определиться с целями. Именно от них зависит концепция ивента, сумма сметы, что немаловажно и сценарий проведения: корпоратив подразумевает один ход событий, день рождения другой.
Тем не менее, у всех мероприятий есть общие моменты, которые обязательно нужно учитывать.
Место, время, гости
Как бы не хотелось сэкономить в наше непростое время, но на дальнюю окраину поздно ночью мало кто поедет. Удобство гостей превыше всего, поэтому подбирайте локацию удобную, расположенную в центре или в месте, к которому легко добраться. Подбору времени тоже нужно уделить внимание, лучше всего спросить у гостей, они подскажут. От их мнения многое зависит. Без гостей мероприятие не имеет смысл организовывать.
Далее, составление списка приглашенных. Есть один небольшой секрет для организации корпоративных мероприятий формата конференций или деловых ужинов: приглашать необходимо на 20 или 30 % больше из подтвержденных гостей, так как обязательно будет процент неявки, это нужно учитывать. Также оповещение о мероприятии должно быть минимум за 2 недели, потому как людям необходимо планировать свое время. Лучше всего отправить с курьером приглашение и обзвонить всех накануне. Тогда можно ожидать полной явки.
Деловая и развлекательная части
Сценарий как делового, так и развлекательного мероприятия должен быть продуман заранее. С ведущим необходимо составить строгий тайминг, что и во сколько должно происходить. Время для приветственного слова, розыгрыши или деловая презентация необходимо спланировать. Лучше всего документ подготовить письменно, прописать ответственных за каждое событие, с телефонами и именами. Подобный план поможет по ходу мероприятия. Всему свое время.
Красота и угощения
Эстетика, а именно оформление площадки играет немаловажную роль. Шары или отделка тканью должны быть готовы за 2-3 часа до начала мероприятия. Баннеры и прочие рекламные моменты необходимо также заказать у проверенных подрядчиков, таких как https://hotprint.ua/services/wide/banner-printing. Раздатка (пакеты с визитками, буклетами и подарками) и входная зона должны быть организованы за 30 минут до начала ивента, а продуманы за месяц.
Что касается фуршета, тут главное чувство меры: закусок не должно быть мало, но и лишнего также не стоит заказывать. В идеале нужно заложить по 2-3 бокала вина на гостя и до 800 грамм угощений. Если банкет или свадебное застолье, можно немного больше.
Детали в организации мероприятия очень важны. К каждому вышеперечисленному пункту нужно подойти основательно, тогда праздник сложится, а презентация окупится.