При организации бизнес-мероприятий первым делом необходимо определиться с местом их проведения. Крупным компаниям по силам содержать собственную площадь. Организации малого и среднего бизнеса такими ресурсами не располагают, поэтому вынуждены арендовать помещение на короткий срок. Но и собственные площади не всегда сопоставимы с форматом запланированных мероприятий. В этом случае используют гостиничные комплексы, оборудованные собственным конференц-залами.
Давайте рассмотрим все подробнее аспекты аренды конференц-зала в гостиницах, дабы в дальнейшем вам проще было ориентироваться в предложениях.
Конференц залы в Украине при гостиницах часто используются в качестве площадок для съездов, проведения семинаров, различных тренингов и форумов. Как правило, многие участники мероприятий являются гостями города, которым нужно где-то остановиться. Отели идеально подходят для размещения участников и проведения запланированных сессий, что удобно, как приглашенным, так и организаторам.
Стоит отметить, что некоторые гостиницы предоставят свой конференц-зал бесплатно при условии, что вы арендуете определенное количество номеров для ваших гостей.
Помимо площадки для сессий, отели параллельно оказывают множество дополнительных услуг: организационно-техническое обеспечение, кейтеринг, проведение культурно-развлекательных мероприятий. Услуги могут предоставляться комплексным пакетом либо по отдельности.
Виды мероприятий
Организованные в конференц-залах отелей мероприятия делятся на:
- Встречи крупного статусного формата (международные, межотраслевые и т. п.), рассчитанные на 100 и более персон;
- Среднего значения, с количеством мест на 40-150 приглашенных. Нередко используются, как дополнение к крупным событиям;
- Малочисленные форумы с аудиторией от 10 до 40 гостей, такие как деловые встречи, совещания, съезды, тренинги;
Арендуя помещению, в первую очередь следует акцентировать внимание на:
- Транспортную доступность;
- Обособленность от номеров, залов и мест скопления людей, не имеющих отношения к проводимому мероприятию;
- Наличие отдельного фойе;
- Наличие помещений для организационного комитета, хранения необходимых вещей и оборудования.
Аренда конференц-залов несет выгоду для обеих сторон. Гостиницы получают прибыль, повышают собственную привлекательность. Арендатор демонстрирует свой профессиональный уровень и заботу о приглашенных.